Soutenance dans les marchés publics : comment la réussir ?

Vous avez reçu une réponse positive pour votre candidature à un appel d’offres ? Bravo, vous avez brillamment déjoué les écueils du mémoire technique ! Cependant, ne vous emballez pas trop vite, il reste désormais une ultime épreuve avant l’attribution du marché : la soutenance.

Qu’est-ce que la soutenance ?

Qu’on l’appelle « soutenance« , « oral », ou « audition« , cette étape a pour objectif de présenter à l’oral votre projet devant un jury. En complément du mémoire technique, elle a pour vocation d’obtenir des précisions sur les offres transmissent par les soumissionnaires quand celles-ci ne sont pas suffisantes pour réaliser un choix éclairé. Vous n’avez ici aucun intérêt à répéter ce qui a précédemment été expliqué dans votre dossier. Au contraire, apportez des compléments d’informations aux membres du jury !

Qui compose le jury ? Il est composé des commanditaires de l’offre et, dans certains cas, de profils experts dans leur domaine. C’est notamment le cas dans les marchés de construction pour de gros projets. L’acheteur public a besoin d’un avis éclairé par un professionnel pour prendre sa décision.

À noter qu’il faut distinguer l’audition de la négociation. Cette dernière est particulièrement encadrée puisque l’objectif n’est plus de présenter votre projet, mais de négocier les termes du projet. Gardez en tête que ce n’est pas parce que vous recevez une invitation pour une négociation que votre offre a été sélectionné !

Quels sont les marchés concernés ?

Sachez que l’audition des candidats n’est pas systématique. Pour rentrer dans une phase de soutenance, il faut que plusieurs conditions soient rassemblées :

• L’objet du marché doit présenter un degré de complexité suffisant pour que l’audition s’avère nécessaire.
• L’audition doit être mentionnée dans l’avis d’appel public à concurrence ou dans le règlement de consultation.
• Le déroulement des auditions doit garantir une stricte égalité entre les candidats conformément aux règles de mise en concurrence transparentes imposées par le code de la commande publique.
• Un procès-verbal d’audition doit être rédigé. Il permettra d’établir, en cas de contentieux éventuel, que l’audition était limitée à de « simples précisions et compléments » et non à une négociation.   

Le top 5 des conseils pour une soutenance réussie

1. Définissez votre équipe

Lors de la rédaction de votre réponse à l’appel d’offres, vous avez préalablement déterminé une équipe projet. Vous devez sélectionner les interlocuteurs les plus pertinents pour répondre aux questions du jury : expert technique, commercial, professionnel de la relation client… Il est opportun de favoriser la diversité des profils et des regards complémentaires sur l’objet du projet. Au regard de l’équipe présente en soutenance et du niveau de préparation, l’acheteur public pourra se forger une idée sur votre niveau d’intérêt et d’implication pour son marché.

2. Adaptez-vous à votre auditoire

Gardez en tête que si côté soumissionnaire vous avez un objectif commun, cela pourrait être différent côté acheteur. En effet, le jury peut se composer d’acheteurs mais également de clients internes (technique, informatique, communication) aux sensibilités diverses. Le niveau hiérarchique peut également varier. Or, vous devez convaincre chacun d’entre eux ! Identifiez les besoins et motivations de chacun et adaptez votre discours en fonction.

3. Organisez vos idées

Cette démarche est essentielle à la construction de votre présentation. Vous pouvez construire votre présentation sur la base des critères de notation exprimés dans le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), ainsi que des éventuelles questions reçues au préalable. Préparez-vous aussi à abandonner certains points. Vous n’aurez pas un temps illimité, il vous faudra donc aller droit au but et définir vos priorités pour cet oral.

4. Défendez vos points faibles

La préparation de l’argumentation autour de vos points faibles est impérative. L’acheteur public les aura bien évidemment identifiés et ne manquera pas de vous questionner dessus. Montrer que vous vous êtes déjà structuré pour y répondre et que vous êtes en ordre de marche. N’oubliez pas qu’en fin négociateur, l’acheteur se gardera bien de vous envoyer des signaux positifs. Ne présagez donc pas d’un échec face à un public impassible !

5. Préparez une présentation dynamique

La soutenance ne répond à aucun formalisme particulier. Présentation avec diapositives, vidéos, simulation 3D : tout est possible ! Tous les supports qui aident vos interlocuteurs à se projeter dans la collaboration sont les bienvenus. Bien évidemment, ces derniers doivent porter votre propos et non l’éclipser. Oubliez la présentation avec 100% de texte rédigé et privilégiez les schémas à commenter !

Témoignage d’un expert en marchés publics

Stéphane MASSON, expert en marchés publics depuis 15 ans, témoigne : « Une bonne argumentation est concrète. Vous candidatez à un marché nécessitant plus de personnel que vous n’en avez actuellement ? Explicitez votre démarche de recrutement, d’intégration et de formation. Votre interlocuteur est sensible aux démarches RSE mais vous êtes en cours de mise en place ? Formulez votre plan d’action avec son rétroplanning.

Croire que seules les petites structures ont des points faibles est illusoire. Tout est question de perspectives ! Vous êtes une grande entreprise internationale fournissant du matériel de haute technologie nécessitant une grande réactivité en cas de panne ? Valorisez la présence d’une entité régionale et son organisation pour assurer des réparations dans un délai court. Vous répondez à un marché pour une petite commune de moins de 10 000 habitants ? Privilégiez une réponse avec votre entité régionale. Rassurez sur votre capacité à travailler localement et être sur le terrain. « 

Vous souhaitez plus d’informations sur la soutenance ?

La soutenance est un exercice qui demande de l’entraînement. Que vous soyez un grand orateur ou débutant dans cet exercice, nous ne pouvons que vous conseiller de répéter, répéter et répéter !

Vous avez d’autres interrogations sur la soutenance dans les marchés publics ? Notre livre blanc peut vous permettre de vous y préparer. Vous y trouverez des exercices pratiques mais aussi un témoignage exclusif de VICTORYUS, expert en accompagnement des entreprises pour candidater aux appels d’offres.