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Marchés publics : 7 clefs pour réussir son audition

Marchés Publics : 7 Clefs Pour Réussir Son Audition
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  • La commande publique offre de belles opportunités commerciales pour toutes les entreprises. Ainsi, les TPE et PME sont attributaires de 68% des marchés publics qui représentent 69% de la valeur de la commande publique. Les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises gagnent, quant à elles, respectivement 18% et 5% des marchés pour 24% et 7% en valeur. Cela est loin d’être dérisoire quand on sait qu’en 2019 la commande publique représentait 250 000 marchés pour un montant total de 190 milliards d’euros.  

    Néanmoins, remporter un marché public s’avère être un travail de longue haleine. Vous savez maintenant déjouer les écueils du mémoire technique mais l’acheteur vous convoque pour une ultime audition avant l’attribution du marché. Découvrez les 7 règles d’or pour devenir le champion de la soutenance !

    Quels marchés sont soumis à soutenance ? 

    Sachez que l’audition des candidats n’est pas systématique. En effet, elle a pour vocation d’obtenir des précisions sur l’offre transmise par les soumissionnaires quand la simple lecture du dossier de candidature est insuffisante pour réaliser un choix éclairé à réception des offres. Son objet est purement le complément d’information et en aucun cas un moment de négociation. Ainsi, le code des marchés publics impose à l’acheteur public de respecter 4 conditions impératives et cumulatives à l’audition des candidats. 

    • L’objet du marché doit présenter un degré de complexité suffisant pour que l’audition s’avère nécessaire 
    • L’audition doit être mentionnée dans l’avis d’appel public à concurrence ou dans le règlement de consultation 
    • Le déroulement des auditions doit garantir une stricte égalité entre les candidats conformément aux règles de mise en concurrence transparentes imposées par le code de la commande publique
    • Un procès-verbal d’audition doit être rédigé. Il permettra d’établir, en cas de contentieux éventuel, que l’audition était limitée à de « simples précisions et compléments » et non à une négociation.   

    A noter que dans le cas des procédures en MAPA, la direction des affaires juridiques a récemment autorisé la notation de ces auditions.  

    Quelles sont les clefs pour réussir son audition ?  

    #1 – Définissez votre équipe 

    Lors de la rédaction de votre réponse à l’appel d’offres, vous avez préalablement déterminé une équipe projet. Vous devez sélectionner les interlocuteurs les plus pertinents pour répondre aux questions du jury : expert technique, commercial, professionnel de la relation client… Il est opportun de favoriser la diversité des profils et des regards complémentaires sur l’objet du projet.  

    Au regard de l’équipe présente en soutenance et du niveau de préparation, l’acheteur pourra se forger une idée sur votre niveau d’intérêt et d’implication pour son marché.  

    Prenons le cas d’un fournisseur de denrées alimentaires pour la restauration collective. Le mémoire technique aborde les questions d’approvisionnements en denrées, de contrôle qualité de ces dernières mais également de livraison. Si le commercial est bien le représentant de la promesse, un responsable approvisionnement et/ou livraison apportera une vision très opérationnelle de la future relation. De cette manière, vous traduisez la volonté de chacun dans votre entreprise de remporter ce marché. Pour autant, chacun doit conserver son périmètre dans les échanges. 

    #2 – Adaptez-vous à votre auditoire 

    Vous attendez dans la salle d’attente, chacun animé par un même objectif  : convaincre de votre solution. Gardez en tête que si côté soumissionnaire vous avez un objectif commun, cela pourrait-être différent côté acheteur. Vous allez devoir vous adapter ! En effet, le jury peut se composer d’acheteurs mais également de clients internes (technique, informatique, communication) aux sensibilités diverses. Le niveau hiérarchique peut également varier. Or, vous devez convaincre chacun d’entre eux ! Identifiez les besoins et motivations de chacun.  

    Notre conseil pratique : Beaucoup pensent que montrer ses connaissances techniques en usant d’un jargon métier complexe démontre le niveau de connaissances. Bien évidemment des experts attendront des points techniques pour évaluer votre maîtrise du sujet. Néanmoins, tous vos interlocuteurs autour de la table ne sont pas experts. Par exemple, pour un projet d’infrastructure réseau informatique avec en face de vous un acheteur, un DSI, un référent technique infrastructure et sécurité informatique, un représentant des utilisateurs, un chef de projet fonctionnel, un représentant de la Direction, vous risquez de vous confronter à de niveaux de compétences éparses.  

    Adaptez votre vocabulaire et commencez par une introduction simple et claire avant d’aborder les termes techniques. Vous ne voudriez pas perdre la moitié de votre auditoire en 10 secondes ! Exercez-vous face à un novice du sujet pour vous assurer de sa bonne compréhension. Evidemment, il faut aussi penser aux experts qui comprennent et vous attendent sur des points plus techniques et vont aller chercher les points de détail mais cette première introduction permet aux autres de comprendre de manière globale sans compter que certains “techniciens” n’ont pas forcément votre maîtrise. 

    #3 – Synthétisez les points clés du marché et votre approche du projet 

    Cette démarche est essentielle à la construction de votre présentation. Vous pouvez construire votre présentation sur la base des critères de notation exprimés dans le DCE ainsi que des éventuelles questions reçues au préalable.  

    Notre conseil pratique : réalisez un tableau avec une colonne dédiée à lister les points clefs du marché et une colonne reprenant la solution que vous apportez. Vous pouvez ajouter pour chaque ligne le nombre de points attribués. Cela vous permettra d’ordonner votre présentation en fonction des éléments prioritaires.  

    #4 – Défendez vos points faibles 

    La préparation de l’argumentation autour de vos points faibles est impérative. L’acheteur les aura bien évidemment identifiés et ne manquera pas de vous questionner. Montrer que vous vous êtes déjà structuré pour y répondre et que vous êtes en ordre de marche. 

    Stéphane MASSON, expert en marchés publics depuis 15 ans, témoigne : 

    Une bonne argumentation est concrète. Vous candidatez à un marché nécessitant plus de personnel que vous n’en avez actuellement ? Explicitez votre démarche de recrutement, d’intégration et de formation. Votre interlocuteur est sensible aux démarches RSE mais vous êtes en cours de mise en place ? Formulez votre plan d’action avec son retro-planning. Croire que seules les petites structures ont des points faibles est illusoire. Tout est question de perspectives ! Vous êtes une grande entreprise internationale fournissant du matériel de haute technologie nécessitant une grande réactivité en cas de panne ? Valorisez la présence d’une entité régionale et son organisation pour assurer des réparations dans un délai court. Vous répondez à un marché pour une petite commune de moins de 10 000 habitants ? Privilégiez une réponse avec votre entité régionale. Rassurez sur votre capacité à travailler localement et être sur le terrain. 

    #5 – Soyez prêt à écarter certains sujets par manque de temps 

    La soutenance a la même durée pour tous : vous n’aurez pas une minute de plus ! A l’inverse, quelques minutes de moins que prévues vous permettent de laisser un temps pour l’échange. Par ailleurs, l’acheteur pourra vous poser des questions tout au long de votre soutenance. Identifier en amont les points que vous pourrez omettre. Evitez le tour de table sans fin lors de l’introduction. L’acheteur veut savoir qui vous êtes et quel est votre rôle dans le projet.  

    #6 – Favorisez une présentation dynamique 

    La soutenance ne répond à aucun formalisme particulier. Présentation avec diapositives, vidéos, simulation 3D : tout est possible ! Tous les supports qui aident vos interlocuteurs à se projeter dans la collaboration sont les bienvenus. Bien évidemment, ces derniers doivent porter votre propos et non l’éclipser. Oubliez la présentation avec 100% de texte rédigé et privilégiez les schémas à commenter ! 

    #7 – Informez sans négocier 

    La tentation de transformer cette audition en négociation est forte tant pour vous que pour l’acheteur. En effet, la nature humaine pousse à comparer les différents candidats qui se succèdent. En outre, les membres du jury non acheteurs professionnels ne sont pas toujours sensibilisés à cette distinction ténue.  

    Souvent perçue par les acheteurs comme l’antichambre de la négociation, vous pouvez vous attendre à des questions relatives au prix. Ainsi, la décomposition des prix selon les différents postes de dépenses et la répartition entre la part fixe et la part variable font fréquemment l’objet d’interrogations. Ce sont autant d’informations récoltées pour la négociation tout comme la capacité à respecter les délais. En effet, il vous sera compliqué de refuser une demande de pénalité en cas de non-respect de délais si vous vous y êtes engagé.  

    La soutenance est un exercice qui demande de l’entrainement. Est-ce qu’un champion du monde le devient pas hasard ?  Nous ne pouvons que vous conseiller de répéter avant la représentation générale pour affûter votre argumentation et témoigner de votre motivation à collaborer sur ce projet.  N’oubliez pas qu’en fin négociateur, l’acheteur se gardera bien de vous envoyer des signaux positifs. Comment obtiendrait-il des concessions ?  Ne présagez donc pas d’un échec face à un public impassible ! 

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